por ISMAR KAUFFMAN

Controle de estoques, controle financeiro e outros controles eram a tônica dos sistemas de informações das últimas décadas. As empresas, particularmente as menores, descobriam nos computadores instrumentos perfeitos para controlar tudo, da folha de pagamento ao almoxarifado, da produção às vendas. Em geral, controla-se para reduzir despesas e desvios, desperdícios e má-fé. As toneladas de formulários e mapas usadas no passado para controlar tudo nas empresas mais organizadas transformam-se em frenética corrida aos símbolos da modernidade, os "sistemas". Controla-se porque se desconfia da competência ou da honestidade ou porque sempre se controlou.

Quantas empresas de fato ganharam alguma coisa com tanto controle? Não há conclusões científicas, mas decerto muitas ganharam apenas irritação e custos de informática descontrolados, com perdão do trocadilho. Há mais de dez anos temos prestado serviços de desenvolvimento de sistemas de informação e tivemos a oportunidade de verificar o que ocorre em muitas empresas: após anos tentando usar a informática para controlar, os gerentes descobrem que controlar é apenas a conseqüência natural do esforço de promoção da qualidade e produtividade.

Então, as empresas redirecionam sua energia em direção a sistemas de informação que os ajudem a atender melhor seus clientes, manter seu pessoal mais satisfeito e tornar seus produtos ou serviços mais valorizados. O controle vem a reboque e só assim será efetivo. Faça um sistema para controlar e tudo permanecerá igualmente confuso, faça um sistema para melhorar seus processos e os controles serão efetivos.

Há várias formas de concentrar o foco da sua atenção no sistema adequado à sua empresa. Procure sempre perguntar ao analista de sistemas que processos e produtos terão maior valor após a implantação do sistema. Porque se a informática não adicionar valor, por que você iria usá-la? Mudar os processos, isto é, a forma como as coisas são feitas na empresa é o que tem ocorrido normalmente, porém, as organizações vitoriosas têm procurado adicionar valor aos produtos ou serviços que oferecem aos seus clientes através da informática. Por exemplo, a prefeitura que oferece informações pela Internet, o fabricante de eletrodomésticos que oferece manuais legíveis, o supermercadista que oferece terminais multimídia para o cliente localizar o produto que deseja.

Como um exemplo mais concreto para ser usado na sua empresa, observe as administradoras de imóveis. Até bem pouco tempo, elas só usavam computadores para relacionar créditos e débitos na conta de proprietários. Hoje, com programas mais modernos, as imobiliárias podem oferecer cobrança bancária aos inquilinos, seleção de imóveis através do computador com fotografias digitais, extratos ricos de informação para proprietários e outras vantagens para seus clientes. Enfim, fornecem serviços de valor adicionado, conquistando a fidelidade dos proprietários e a tranqüilidade para todos que interagem com elas.

E os controles? Ora, com os software modernos, controlam como jamais poderiam fazer com os sistemas mais antigos, porque na busca da excelência dos serviços, as imobiliárias inevitavelmente preocupam-se com a pontualidade, segurança e confiabilidade das informações que prestam aos seus clientes. Assim como as administradoras de locações, todos os outros setores da economia podem beneficiar-se dessa nova tecnologia: a informática de qualidade e produtividade. O controle vem de graça, basta escolher o software certo.