Pondo a papelada em dia

Você já reparou a quantidade de papel que a gente é obrigado a guardar para se resguardar – desculpe o trocadilho infame – de cobranças indevidas, acusações infundadas ou por qualquer outro motivo de segurança?

São extratos bancários, de cartão de crédito, recibos diversos, cartas, cartões de apresentações... Enfim, uma montanha de papel tão grande que, a certa altura, dá vontade de jogar tudo para o alto ou simplesmente tocar fogo. 

Se você é um sujeito organizado, tudo bem. Vai arquivando os papéis por categoria, mês, data de vencimento. Para cada uma das categorias, você compra uma pasta, para cada pasta uma gaveta, para cada gaveta um arquivo, para cada arquivo, uma ala... Daí a pouco você tem uma biblioteca central dentro de casa ou do seu escritório.

Exageros à parte, gerenciar papel é uma tarefa burocrática – óbvio – e irritante – mais óbvio ainda. Afinal, você nunca acha aquele recibo do comprovante de pagamento do seu Plano de Saúde – que você pagou rigorosamente em dia -, mas que por alguma razão desconhecida o sistema não processou... Você procura o recibo, procura, procura e não acha. Isso acontece até com as criaturas mais organizadas desse planeta. Numa escala bem menor do que com as pessoas normais, é verdade. 

Por tanto, na próxima vez que for comprar um scanner preste atenção num detalhe – aparentemente insignificante – mas que pode lhe ser de grande ajuda: veja os softwares que acompanham o equipamento. Se entre eles estiver o PaperPort, considere seriamente a possibilidade de comprar esse scanner. É uma versão “lite” do software, mas já dá para começar.

Quem já tem scanner e se interessar pelo PaperPort, terá de apelar para a Internet. Na rede está disponível a versão de luxo, completa, do programa, e custa US$ 45,00. O software faz de tudo um pouco: armazena documentos digitalmente, idem para fotos, reconhece textos digitalizados (OCR), tem um pequeno editor de imagens, envia fax ou e-mails dos documentos arquivados, captura telas, exporta arquivos nos mais variados formatos e por aí vai... 

É uma ferramenta bem completa para quem precisa saber exatamente onde estão seus papéis e o que eles contêm. Embora existam no mercado softwares bem mais completos e complexos para gerenciar documentos, o PaperPort é uma alternativa para o usuário final e para pequenas e médias empresas,  já que não é tão caro.

Com o programa, você digitaliza seus documentos, os classifica e guarda em pastas (virtuais, lógico) para consultas futuras. O aplicativo faz links com outros softwares instalados no sistema, transformando o arquivo para um formato suportado pelas outras aplicações. Funciona muito bem no módulo gráfico, mas deixa a desejar na conversão de textos (OCR). 

A principal vantagem de se usar um programa como o PaperPort é se livrar, pelo menos num primeiro momento, da espinhosa tarefa de procurar um documento físico, dentro de uma pasta com centenas de ofícios, por exemplo. Ainda que estes estejam bem classificados. 

O PaperPort está na sua versão 6.0 e é distribuído pela ScanSoft, uma divisão da Visioneer (que também fabrica scanners). O produto pode ser comprado online e o inconveniente é que tem 40 MB. O site tem um mecanismo próprio de download que é mais seguro que usar um gerenciador de download, uma vez que o servidor da empresa não suporta reinícios. Em bom português: se a conexão cair durante a transferência, o interessado terá de começar tudo outra vez.

Últimas dicas: se você decidir usar o PaperPort ou qualquer outro gerenciador de documentos digitais, considere:

1)   Se você for arquivar apenas documentos, salve-os em tom de cinza ou preto e branco;

2)   A partir de 150 DPI de resolução, você já consegue imprimir com boa nitidez um documento, tanto no monitor quanto na impressora. Se você for fazer consultas apenas na tela, pode optar por uma resolução de 75 DPI. Quanto menor a resolução, menor o arquivo;

3)    Um página no formato A4 fica com mais ou menos 150 Kb, com uma resolução de 150 DPI, em tons de cinza. Faça as contas de quantos documentos você tem para arquivar e já vislumbre a possibilidade de um novo HD;

4)   Dependendo da quantidade de documentos a serem guardados, considere a possibilidade de armazená-los num outra mídia, como um CD regravável;

Até a próxima,

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Links:

Scansoft - www.scansoft.com

Visioneer - www.visioneer.com


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