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Sistema de Automação da Elaboração de Documentos O Sistema de Automação de Documentos é a primeira ferramenta desenvolvida para a automação de contratos, relatórios, pedidos, requisições e uma infinidade de documentos empresariais. Tem como objetivos assegurar rapidez, uniformidade, segurança, e, sobretudo, qualidade, na elaboração desses atos, eliminando impressos e formulários. É rápido e eficiente porque permite a inserção de dados com grande facilidade para o usuário, que é guiado de forma amigável a fornecer todas as informações necessárias à elaboração do documento. O texto final será produzido automaticamente de acordo com as escolhas efetuadas. O resultado é uniforme, porque o documento é construído a partir de um banco de parágrafos previamente selecionados, ordenados de forma coerente em obediência a um roteiro pré-definido. É extremamente seguro. Não há hipótese de esquecimentos, seja de cláusulas ou ítens, seja de dados. Para facilidade de revisão do documento, o programa informa, a qualquer momento, quais os dados ainda faltantes para a sua conclusão. Por outro lado, o sistema é lógico, não permitindo incoerências. Alternativas excludentes ou contraditórias são recusadas automaticamente pelo programa. Finalmente, o sistema produz qualidade. Com as questões previamente formuladas, a partir da experiência de profissionais de cada área, permite-se que sejam levantados, na redação de cada documento, todos os pontos considerados importantes por aqueles profissionais. A redação por eles proposta para cada evento negocial estará armazenada. O conhecimento é permanentemente acumulado e rapidamente processado, sem possibilidade de esquecimento. O sistema é concebido segundo os princípios da inteligência artificial. Tem como conceito permitir, mediante prévia alimentação por uma base de conhecimento (leis, doutrina, jurisprudência, no caso de contratos, e normas e procedimentos empresariais, no caso dos demais documentos), o tratamento de situações de fato (dados concretos apresentados pelo usuário e reconhecíveis pelo sistema), indicando uma solução para o caso concreto, que ao mesmo tempo atenda às necessidades do usuário e guarde estrita coerência lógica e factual nos documentos produzidos. Consiste o sistema em um conjunto de telas, que apresentam ao usuário uma sucessão ordenada de questões, enfocando aspectos normativos e factuais do contrato a ser executado. O preenchimento das telas é auxiliado por comentários orientativos e de ajudas com as normas pertinentes a cada questão formulada. Os comentários permitem que o pessoal administratrivo de apoio possa ingressar, com segurança, os dados solicitados. A ajuda serve para esclarecimento imediato de qualquer questão, com síntese da legislação, jurisprudência e doutrina (contratos) ou das normas e procedimentos internos sobre o assunto (demais documentos). O roteiro do programa é construído de tal forma que nenhum passo do documento possa ser deixado de lado ou qualquer dado relevante deixe de ser fornecido. À medida que o preenchimento é executado, o sistema seleciona automaticamente, de um banco de cláusulas, as pertinentes às escolhas efetuadas, e, ao mesmo tempo, preenche os dados do contrato. Ao final, tem-se um documento completo, pronto para ser assinado. Consistirá num arquivo digital, podendo ser gravado no formato do processador de texto do usuário e alterado à vontade para receber as sugestões que forem julgadas adequadas para o caso concreto. O sistema permite atualizações permanentes. Isto poderá se dar através de agregação de novas cláusulas ou ítens, decorrentes da experiência profissional acumulada, como, também, pelo acréscimo de comentários ou de novos textos no campo de ajuda. Construção de Bases de Conhecimento Consiste na construção de uma base de conhecimento constituída de informações de interesse da empresa, como legislação de proteção ao consumidor, normas de garantia, regras de procedimentos internos, casos de atendimento, manuais de produtos e outros assuntos de interesse da corporação. Tem como usuários naturais os administradores e empregados, podendo, conforme suas características da empresa, estender-se a rede de distribuidores, revendedores autorizados, prestadores de serviços de assistência técnica, etc. São objetivos da base o acesso imediato e ordenado, pelas usuários acima referidos, de informação de interesse da empresa, propiciando: tratamento uniforme da informação, facilitando sua alimentação, atualização e recuperação (acesso) pelo usuário interessado; uniformidade da informação disponível, evitando entendimentos diversos ou informação desatualizada; economia na comunicação entre os usuários, todos remetidos para uma base comum; aumento de eficiência das áreas envolvidas no cumprimento de rotinas e procedimentos, dependentes de acesso a informações. A base de conhecimento é fornecida com ferramenta de gerenciamento de documentos, permitindo sua organização e recuperação por palavras chaves ou associação de palavras chaves, além de ordenação prévia por áreas ou campos previamente definidos. Actasoft Engenharia Jurídica
e Comércio Ltda. |
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