Secretária assume novo papel como gerente de informação

O papel da secretária de hoje requer mais preparação. Além de falar um segundo idioma e ter noções de informática, ela precisa ter um bom relacionamento interpessoal e noções do negócio da empresa, o que inclui conhecer seu público-alvo e os parceiros estratégicos. Por essa razão, companhias como a Kraft Foods têm investido em treinamento para ter em sua equipe profissionais com esse perfil.

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A figura da secretária sempre gentil e cujas funções se restringiam a atender o telefone, servir cafezinho e agendar compromissos está desaparecendo do universo das grandes empresas. Além de falar um segundo idioma e ter noções de informática, a secretária hoje precisa de uma série de outras competências que vão de um bom relacionamento interpessoal a noções do negócio da empresa, o que inclui conhecer seu público-alvo e os parceiros estratégicos.

Para ter em sua equipe secretárias com este perfil, empresas como Kraft Foods, Banco Bilbao Viscaya (BBV), Companhia Municipal de Abastecimento de Juiz de Fora (Cesama) e Caixa Econômica Federal (CEF) investem em treinamento.

Há dois anos, um grupo de diretores da CEF fez um curso na Trend School, uma escola de comunicação em negócios voltada à educação corporativa. Acompanhava o grupo, Maysa Lassance, secretária da presidência da instituição há seis anos. O objetivo do curso, montado especificamente para a Caixa, era desenvolver a fluência em inglês da equipe sempre debatendo temas ligados aos negócios da instituição. A experiência com o tipo de treinamento desenvolvido, segundo a própria secretária, foi um sucesso.

"Além de desenvolver meu inglês, lidava com situações práticas vividas no banco, discutíamos temas ligados aos projetos da CEF e seus parceiros", lembra a secretária. Maysa considera hoje fundamental para a função que exerce conhecer a realidade da empresa. "O curso me deu novos instrumentos para fazer melhor meu trabalho", diz.

"Como a presidência acaba sendo a porta de entrada da instituição, foi importante para as funções que desempenho a visão geral do negócio que pude adquirir." O presidente da Trend School, Oswaldo de Munno Jr., diz que a decisão de montar cursos específicos para secretárias foi tomada em virtude dos constantes pedidos das empresas. "Percebemos uma demanda por este tipo de treinamento e decidimos investir neste filão." O programa Business Comunication for Secretary, segundo Oswaldo, tem por objetivo trazer a questão do acesso ao conhecimento global, transformando a secretária em uma gerente de informação. "Como o curso é todo em inglês, além de melhorar sua comunicação em outro idioma, a secretária também adquire ferramentas importante para o exercício da profissão ao debater temas ligados à empresa ."

Hoje, os programas de treinamento da Trend são "in company", ou seja, montados especificamente para uma empresa - como o desenvolvido para a Kraft Foods -, o que traz uma série de vantagens. Além da redução de custo, diz Oswaldo, os cursos são elaborados dentro das necessidades da empresa, o que torna mais eficiente o treinamento. "São feitas simulações de como montar uma apresentação, como conduzir uma reunião, além de uma introdução à negociação internacional", diz.

O perfil da secretária atendida pela Trend School é basicamente de profissionais que trabalham para a média e alta gerência e com faixa etária acima de 30 anos. Vêm, em sua maioria, de empresas inseridas no processo de globalização, o que cria necessidades específicas de treinamento. No curso, também são dadas matérias como etiqueta nos negócios, ética e adversidades culturais, cujo objetivo é ajudar a secretária a atuar como uma espécie de interface entre a empresa e seus parceiros internacionais.

(Gazeta Mercantil - 29/08/02)