Terceirizar arquivo pode reduzir custos em até 80%
A tendência de descentralizar arquivos, deixando sob incumbência
de empresas terceirizadas a gestão dos documentos, tem permitido
melhorar a performance de várias corporações.
Rapidez no acesso a informações e integração
entre empresas – ou mesmo dentro delas – são
fatores que justificam o crescimento desse tipo de prestação
de serviços. Em média, a terceirização
representa redução de 80% nos custos de guarda de
documentos.
“Além da redução de custos, há
aqueles benefícios implícitos, como o sistema de segurança
contra incêndios ou mesmo o fato de assegurar a integridade
de um documento que poderia gerar prejuízos incalculáveis
caso fosse perdido nos arquivos tradicionais”, diz Roberto
Gregori, presidente da Recall do Brasil – multinacional que
iniciou suas operações no início de 2000 em
gestão de arquivos terceirizados.
Gregori diz que, uma vez que as corporações liberam
espaços antes destinados a guardar (muitas vezes aleatoriamente)
seus documentos, em que mantinham um “mar de papéis”,
elas podem investir no melhor aproveitamento das salas e, principalmente,
liberar seus funcionários para atividades mais focadas.
Estudo americano da Coopers & Lybrand demonstra que, em empresas
que gerenciam seus próprios arquivos, os funcionários
gastam entre 20% e 40% do seu tempo procurando documentos manualmente.
E mais:
Papéis representam 90% da memória corporativa;
De todos os documentos consultados diariamente nas empresas, 90%
são manuseados sem quaisquer cuidados;
Companhias gastam seis vezes o valor da elaboração
de um documento para encontrá-lo, quando este se perde. E
onze vezes mais para reproduzir o documento perdido;
Mais de 7% de todos os documentos gerados são perdidos;
Profissionais investem entre 5% e 15% de seu tempo lendo informações,
mas gastam mais de 50% do tempo procurando por elas;
Nos Estados Unidos, há cerca de quatro trilhões de
papéis. Essa taxa cresce 22% ao ano.
“No Brasil não há estatísticas. Mas
uma das principais características do nosso sistema é
o elevado número de consultas a um mesmo documento. Daí
a necessidade de preservação e acesso facilitado a
informações”, diz o presidente da Recall do
Brasil.
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